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Nómina

El pago a los empleados de un salario justo, en tiempo y de acuerdo con la ley constituye una parte importante de la operación de una empresa. Sin embargo, con los impuestos, el seguimiento de la documentación y la fijación de un cronograma de pagos, a los dueños de pequeñas empresas puede resultarles difícil saber por dónde comenzar. Si tu compañía crece y aumenta el número de empleados, necesitarás familiarizarte con los requisitos legales de una nómina, generar un cronograma determinado para el pago a empleados y crear un plan maestro para el mantenimiento de registros fiscales y de empleados.

La nómina es el proceso por el cual las compañías pagan los salarios a sus empleados. Para muchas empresas que tienen empleados, la nómina es su mayor gasto. También puede ser un proceso complicado de manejar. Necesitarás monitorear el tiempo, clasificar a los empleados, recolectar las primas de seguro médico de los empleados y los aportes para la jubilación y pagar impuestos; con lo cual, se requiere una cuidadosa planificación y mantenimiento de registros.

Existen tres maneras de abordar una nómina: manejarla tú mismo, utilizar un servicio de nóminas o contratar a un experto para que lo haga por ti. Sin importar el enfoque que elijas, el conocimiento de las leyes y requisitos básicos de las nóminas sigue siendo tu responsabilidad como líder de la empresa.

Conoce los requisitos
Los empleados de una pequeña empresa están cubiertos por la legislación laboral federal, estatal y, en ocasiones, local. La principal ley federal que afecta a la nómina es la Ley de Normas Laborales Justas Fair Labor Standards Act (FLSA, por su sigla en inglés). Consulta con tu gobierno local respecto de las leyes estatales y locales que se aplican a su empresa. La FLSA describe reglas para:

  • Leyes vigentes de salario mínimo y horas extraordinarias
  • Empleados exentos y no exentos
  • Horas extraordinarias
  • Leyes de trabajo de menores
  • Salarios con propina
  • Horas trabajadas
  • Tiempo de viaje
  • Tiempo de espera
  • Horario de guardia
  • Horario de descanso
  • Tiempo de reuniones y capacitación
  • Permiso para trabajar

A fin de ayudarte a comprender cada uno de estos criterios, consulta con el Asesor de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Si deseas conseguir un afiche que liste los requisitos de salario mínimo estipulados en la FLSA, que los empleadores tienen la obligación de exhibir en su empresa, visita el sitio web del Departamento de Trabajo de los EE.UU..

Decide sobre los feriados pagos, las vacaciones y las licencias por enfermedad.
Cuando encares la fijación de un cronograma de pagos, también deberás decidir cuántos días libres con goce de sueldo deseas ofrecerles a tus empleados, si quieres hacerlo. Aun cuando la legislación federal no exige el pago a los empleados de los días no trabajados, es probable que sea un requisito de gobiernos estatales y locales; por lo tanto, esta ventaja puede ayudar a que sigas siendo competitivo respecto de otras empresas y así atraer a mejores empleados.

Feriados
Los feriados ofrecidos por muchos empleadores en los EE.UU. son, entre otros:

  • Año Nuevo
  • Día de los Caídos
  • Día de la Independencia
  • Día del Trabajador
  • Día de Acción de Gracias
  • Navidad

Muchas empresas también ofrecen días libres con o sin goce de sueldo que los empleados pueden utilizar para feriados religiosos, además de la licencia por fallecimiento de un familiar (ausencia del trabajo en caso de fallecimiento de un integrante del grupo familiar).

Vacaciones
En promedio, las empresas ofrecen a los empleados de jornada completa que tengan un año de experiencia en la compañía 10 días de vacaciones por año y, a los empleados con cinco años de experiencia, 15 días por año. Puedes decidir si quieres que tus empleados completen un período de tiempo determinado antes de poder aprovechar ese beneficio. Ello podría ser un año de trabajo o un período de prueba (que significa un período introductorio). Algunos dueños de empresas permiten que sus empleados acumulen horas sin trabajar con goce de sueldo por mes (por ejemplo: 8 horas por mes), que podrán tomarse en cualquier momento una vez acumulado el período.

Licencia por enfermedad
La licencia por enfermedad no es un requisito de la ley federal; sin embargo, muchos estados y algunas ciudades exigen que los empleadores cumplan con determinados criterios para la obtención del beneficio. Aun cuando tus leyes locales no te exigen que las otorgues, las horas libres con goce de sueldo por enfermedad pueden ayudarte a seguir siendo competitivo como empleador e incluso ahorrarle dinero a tu empresa. Por ejemplo: si un empleado enfermo viene a trabajar, podría contagiar a otros empleados y ello sacrificaría recursos valiosos durante un período de tiempo más prolongado. Si esa persona atiende a tus clientes directamente, también podría contagiar a tu clientela; con lo cual, el resultado sería clientes descontentos.

Independientemente de lo que decidas ofrecer, es acertado explicarlo claramente por escrito a los empleados nuevos e incluirlo en tu manual para empleados, si tienes uno.

Cómo comenzar con la nómina
Entre el manejo de la documentación de los empleados, la recolección de impuestos y el pago a entidades estatales y federales, la nómina puede resultar una tarea intimidante. Aquí hallarás algunos de los pasos que podrás seguir para configurar la nómina de tu empresa.

1. Define un cronograma de pagos.
Este es el cronograma que define cuándo les pagarás a los empleados una cantidad específica de horas trabajadas. La mayoría de los períodos de pago son semanales, quincenales o mensuales. Decide qué funciona mejor en tu empresa, dependiendo de si deseas la opción más simple en términos de documentación y cálculos (semanal o mensualmente) o la preferida por la mayoría de los empleados (quincenalmente). Cada estado tiene requisitos singulares de cronogramas de pagos; por lo tanto, asegúrate de verificar la legislación vigente en tu estado.

2. Clasifica a los empleados.s
Necesitarás asegurarte de que tus empleados estén clasificados correctamente para su propio beneficio y para el de tu empresa. Estas son las principales categorías de empleados que debes saber:

    No exento: Este es un empleado por horas a quien se le debe pagar el salario mínimo o más del salario mínimo federal y, cuando corresponda, local, más las horas extraordinarias, de conformidad con las reglamentaciones federales y estatales.

    Exento: Este es un empleado asalariado que no tendrá algunos de los derechos y protecciones otorgados a los trabajadores no exentos, como por ejemplo las horas extraordinarias. Para ser considerado exento, un empleado debe ganar un salario mínimo establecido por la ley del estado (o por la FLSA, cuando no haya una ley del estado), recibir un salario garantizado y desempeñar determinadas tareas según lo definido por la ley del estado o la FLSA.

    A fin de determinar si un empleado es exento o no exento conforme a la legislación federal, visita el sitio web de la División Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de los EE.UU..

    Para determinar si el estado donde resides impone otras normas, visita el sitio web del departamento de trabajo local. También es buena idea consultar con un abogado.

3. Aprende los conceptos básicos fiscales.
Tanto empleadores como empleados deben pagar impuestos federales sobre la renta, además de impuestos estatales y locales en algunas áreas. Como empleador de trabajadores exentos o no exentos, eres responsable de recolectar y enviar el impuesto federal sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare de los cheques de pago de salarios de los empleados, basado en la información completada por ellos en el formulario W-4 (un formulario de impuestos que deben llenar todos los empleados en los EE.UU.). También deberás pagar impuestos por Seguridad Social, Medicare y seguro de desempleo.

Además, cada período de pago deberás extraer de los cheques de pago de salario de los empleados los cargos por cuidados médicos y aportes para la jubilación, dependiendo de los beneficios ofrecidos por ti y seleccionados por tus empleados.

Los empleadores deben presentar declaraciones de impuestos federales ante el IRS, declaraciones de impuestos estatales ante su agencia estatal y los Formularios W-3 y W-2 ante la Administración de Seguridad Social (SSA, por su sigla en inglés).

Para más detalles acerca de los impuestos federales de empleo, visita el sitio web del IRS. Una idea inteligente consiste también en verificar con un contador o un asesor impositivo cuando comiences a contratar empleados, sólo para asegurarte de que estás manejando correctamente los impuestos de la nómina.

4. Planifica los registros de horas. trabajadas
Como empleador, necesitarás mantener un registro de las horas que trabajan tus empleados. La mayoría de las empresas hacen que sus empleados no exentos registren sus horas y el dueño las aprueba en cada período de pago. Además, muchas empresas realizan el seguimiento de las horas trabajadas por los empleados exentos por innumerables razones tales como una administración de la nómina y una gestión de beneficios mucho más sencillas. Existen incontables opciones de software que te serán de utilidad.

5. Mantén registros de cada empleado.
Cada vez que un empleado nuevo se incorpore a tu empresa, deberás crear un legajo con la siguiente información. Es un requisito de la legislación federal y también puede facilitar el proceso de nómina. Los datos obligatorios son, entre otros, los siguientes:

  • Nombre completo y número de Seguridad Social del empleado
  • Domicilio, incluido el código postal.
  • Fecha de nacimiento, si es menor de 19 años.
  • Sexo y ocupación
  • Hora y fecha de la semana en que comienza la semana laboral del empleado.
  • Horas trabajadas por día.
  • Total de horas trabajadas por semana laboral
  • Base sobre la cual se paga el salario del empleado (por hora, por semana, por proyecto, etc.).
  • Tarifa de pago habitual por hora.
  • Total de ingresos diarios o semanales
  • Total de ingresos por horas extraordinarias de la semana laboral.
  • Todas las sumas o deducciones del salario de los empleados.
  • Salario total pagado cada período de pago.
  • Fecha de pago y período de pago cubierto por el pago.

Puedes ver aquí una lista de los requisitos federales. Verifica en el sitio web del departamento de trabajo local a fin de interiorizarte acerca de los requisitos de mantenimiento de registros específicos de tu estado.

Además de la documentación obligatoria, mantén un registro del salario y beneficios del empleado y considera también la posibilidad de guardar revisiones, logros y otro tipo de documentación en el legajo. A fin de que este proceso sea lo más simple posible, deberás configurar un sistema de recolección y mantenimiento de información, independientemente de que sea un legajo con archivos, una carpeta digital o ambos.

Opciones de la nómina
Has aprendido los conceptos básicos de la nómina. Ahora es momento de decidir si manejarás tú mismo el proceso, si utilizarás un servicio de nóminas o si contratarás un contador para que te ayude. Aquí se describen algunos de los beneficios, inconvenientes y pasos de cada opción.

1. Hazlo tú mismo.
Esta opción es la de costo mínimo; sin embargo, también es la que lleva más tiempo, especialmente si cuentas con muchos empleados o entran en juego otros factores complejos. También puede llevar a cometer más errores; lo cual podría implicar penalidades legales o impositivas. Si decides manejar la nómina tú mismo, aquí hallarás algunos pasos que puedes seguir para implementar tu proceso.

    Paso 1: Ordena que todo empleado nuevo presente un formulario W4.
    Paso 2: Solicita un Número de Identificación de Empleador si aún no lo tienes.
    Paso 3: Elije un cronograma de pagos y ejecútalo.
    Paso 4: Calcula y retiene los impuestos para el pago
    Paso 5: Paga los impuestos federales, estatales y locales.
    Paso 6: Presenta los formularios de impuestos y los formularios W2 de los empleados

También querrás optar por un software de nómina que te asista al inicio del proceso. Para más información acerca del mantenimiento de registros de grandes empresas, consulta aquí nuestros consejos sobre mantenimiento de registros.

2. Utiliza un servicio de nóminas.
Hay disponibles muchos servicios de nómina, por lo general, a un costo de entre $1 y $15 por trabajador y por período de pago, dependiendo de los servicios y funciones incluidos. Algunas ventajas de esta opción son que pierdes menos tiempo para preparar la nómina y puedes dedicar más tiempo al manejo de la empresa; además, obtienes obtener asesoramiento individualizado sobre nóminas. El aspecto negativo es que costará más que si lo haces tú mismo. La mayoría de los servicios cobran a los empleadores por mes o por nómina. Ten en cuenta que igualmente necesitarás que los empleados completen los formularios W4, realizar el mantenimiento de registros y el seguimiento de las horas trabajadas de los empleados. A continuación, hallarás algunos conceptos por considerar cuando investigues acerca de qué servicio usar:

  • Costo. ¿Existe una gama de paquetes? ¿Cuál es el que mejor se adapta a tus necesidades?
  • Software utilizado Si la solución está basada en la tecnología, ¿el software se integra bien con el software de contabilidad que utilizas?
  • Acceso de los empleados. Muchos servicios permiten a los empleados ver sus talones de pago y otra información en línea.
  • Funciones de soportes. ¿Ofrecen soporte 24/7? ¿Es por teléfono o en línea?
  • Responsabilidad. ¿Asumirán la responsabilidad en caso de un error en la nómina o problema impositivo relacionado?

3. Contrata a un experto.
La opción más cara también es la que requerirá menos tiempo y menos dolores de cabeza para ti. Por lo general, los servicios de contabilidad cuestan entre $500 y $3,000 por mes, dependiendo de la experiencia del contador; habitualmente estos honorarios cubren los servicios de contabilidad y soporte más allá de la nómina. Si puedes contratar a alguien que sabes es experto en nóminas, podrás obtener soporte similar por mucho menos. Otro beneficio agregado de contratar a un profesional especializado en nóminas es que también podrá ayudarte con otras áreas de la empresa, como por ejemplo brindarte asesoramiento acerca del seguimiento de los gastos, ayudarte a abrir una cuenta bancaria para la empresa y asegurarte de que la contabilidad de la empresa en general cumpla con las reglamentaciones. El empleo de un profesional también puede reducir tu responsabilidad.

Si decides contratar a un contador, aquí te ofrecemos algunos consejos para que encuentres al que sea perfecto para ti:

  • Considera buscar a un contador público autorizado o certificado. Aunque es más caro, este profesional está óptimamente calificado y tiene capacitación de grado; lo que significa que sus servicios y asesoramiento probablemente sean más precisos y puedan hacerte ahorrar potencialmente más dinero a largo plazo.
  • Pregunta acerca de los conocimientos relevantes. ¿La persona tiene experiencia en el manejo de la contabilidad de empresas del mismo tamaño y en la misma región que la tuya? Puedes solicitarle una lista de clientes para echar un vistazo a las empresas en las que ha prestado servicios.
  • Verifica qué experiencia tiene en cuanto a software. ¿Está familiarizado con las tecnologías que usas en tu empresa?
  • Realízale una entrevista minuciosa. Debido a que esta persona manejará información financiera y de empleados sensible para tu empresa, querrás estar seguro de que es alguien confiable, capacitado y honesto. Después de la entrevista, asegúrate de verificar las referencias e, incluso, considera la posibilidad de verificar sus antecedentes.
  • Decide si virtual o presencial. ¿Preferirías a alguien con quien reunirte cara a cara o te sientes cómodo comunicándote por correo electrónico, teléfono y video conferencia?

Cuando se trata de planificar y ejecutar la nómina, el conocimiento es la mitad de la batalla ganada. Independientemente de que tú mismo realices la tarea, la delegues en un empleado o contrates a alguien para que lo haga, llevarla a la práctica implicará esfuerzo y planificación. Sólo recuerda que es importante que la información de nómina sea confidencial; por lo tanto, solo depende de personal o profesionales confiables para realizar el trabajo. Una vez implementado un buen sistema, probablemente sea cada vez más fácil, con cada período de pago.

Recursos estatales

Utiliza el menú desplegable si deseas encontrar importantes recursos de Iniciar un negocio por estado. Los enlaces se abrirán en una nueva lengüeta.

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